E-Mail Signaturen für Systemadministratoren kein Teufelskreis mehr
- Neues Tool für Microsoft Outlook soll / will Nerven, Zeit und Geld sparen
(20.8.2006) Mit E-Mail Signaturen ist das so eine Sache. Entweder man hat keine und ist auch ahnungslos wo sich diese Signatur, die Unterschrift mit Kontaktdaten, einstellen lässt, oder man hat eine, die man aber ständig an Unternehmenserfordernisse anpassen muss (Es geht hier nicht um elektronische Signaturen bzw. digitale IDs). Zum Ärgernis vieler Chefs werden diese Signaturen oft mit den seltsamsten Verzierungen oder schlimmer noch mit Adressen privater Natur ausgestattet. Die Unkenntnis der meisten Mitarbeiter, die nicht über ausreichend System Know-how verfügen, führt zu gehetzten Systemadministratoren, die hektisch in endlosen Marathons durch die Gänge flitzen, um die Anforderungen der Geschäftsführung und damit verbunden die CI gemäßen Vorgaben für E-Mails umzusetzen. Dieses Chaos führt letztendlich zu enormen Abweichungen bei den hausinternen Richtlinien und das einheitliche Erscheinungsbild der E-Mails des gesamten Betriebes geht den Bach runter.
Zwei deutsche Softwareentwickler wollen mit einem einfachen Tool Abhilfe schaffen. Mit CI-Sign wird es möglich, Signaturen von zentraler Stelle aus zu steuern. Das Tool ist so einfach zu handhaben, dass nicht einmal eine Installation von Nöten ist. Man spielt lediglich die Dateien ins entsprechende Verzeichnis am Server und los geht's. Eine Installation auf Clientseite entfällt ebenfalls. Um corporate identity gemäße dynamische Signaturen zu erzeugen, solte ein einzelner Administrator nun in der Lage, sämtliche Mitarbeiter mit einer einheitlichen Signatur zu versehen. Öffnet der Mitarbeiter eine leere Mail wird ihm sofort die Signatur unter seiner Mail angezeigt. Ein verstecktes Anfügen erst beim Versand, wie bei Disclaimern, ist hier ausdrücklich nicht der Fall. Die fixierten Signaturen können außer vom Administrator von niemandem mehr verändert werden.
Als weitere Goodies können Logos, html-Links und wichtige Nachrichten wie etwa der nächste Messetermine oder spezielle Hinweise, dynamisch, zum Beispiel zeitgesteuert, mitten in die Signatur platziert werden.
siehe auch:
- outlook-signatur.de (Hier kann eine kostenlose Test-Version geladen werden.)
siehe zudem:
- Literatur / Bücher zum Thema Unternehmensführung, Projektmanagement bei Amazon
- Unternehmens-News • Büro- und Management-Software für Planungsbüros (BMSP) im AEC-WEB