Mit S-Control Ziele planen und Ergebnisse
kontrollieren
(3.11.2004) Architekten sind kreative Schöpfer und haben für umfangreiche
Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen oft nicht genügend Zeit übrig. Daher sind
für die meisten Planer Büromanagement, Zeitkalkulation und
betriebswirtschaftliche Auswertungen eher mühsame Pflicht als Kür, für den
Bestand des Planungsbüros aber von außerordentlicher Wichtigkeit. Da es für
die Büros immer schwieriger wird, nicht der Dynamik des Marktes - sprich
Kostendruck und rückläufigen Auftragseingängen - zu unterliegen, kann der
richtige Einsatz von Controllingsystemen der ohnehin schon gebeutelten
Branche spürbare Erleichterung bieten.
Zu den Architekten, die Wirtschaftsbetrachtungen für absolut notwendig
halten, gehört auch Jochen Siebel, geschäftsführender Gesellschafter der
Ingenieurplan Siebel GmbH & Co. KG in Haan bei Düsseldorf. Der
Diplom-Ingenieur: "Ich benötigte ein System, um unsere Fehlstunden in den
Griff zu bekommen." Die Summe der nicht fakturierbaren Stunden belief sich
auf eine fünfstellige Summe. Ein Verlust, der für das 12-köpfige Büro, das
zu 60% im Gewerbe- und Industriebau tätig ist, nicht leicht zu verschmerzen
war. Nach einer Marktrecherche entschied sich der rheinische Planer für die
Standardlösung S-Control des Wuppertaler Anbieters von Controlling- und
Honorarermittlungstools Kobold Management Systeme GmbH.
Speziell auf die Anforderungen mittelständischer Planungsbüros zugeschnitten
bietet das Programm Architekten und Ingenieuren eine wirtschaftliche
Steuerung sämtlicher Projekte mittels zeitnaher Mitarbeiter- und
Projektauswertungen. In der Praxis heißt das: Sämtliche anfallenden Kosten
werden Projekten und Tätigkeiten zugeordnet und den vereinbarten Honoraren
gegenübergestellt. Da die Projekte in Gemeinkostenprojekte und
Kostenträgerprojekte unterschieden werden, ist es möglich, den
Gemeinkostenfaktor zu berechnen. Dazu zählen beispielsweise Kosten für
Akquisition, Administration und Miete. Diese werden vom Anwender erfasst und
automatisch von der Software auf die Projekte umgelegt. Dadurch wird eine
exakte Gesamtkostenabschätzung für die weitere Projekt- und Finanzplanung
möglich. Ein weiterer Vorteil: Durch Kenntnis der Gemeinkostenstruktur sind
Bruttostundensätze aus den Nettostundensätzen ablesbar. Auch dies gibt
Planungssicherheit.
Die Entscheidung fiel dem Architekten wegen des guten
Preis-/Leistungsverhältnisses, der leichten, übersichtlichen Handhabung des
Systems und nicht zuletzt wegen der ganzheitlichen Betreuung durch das
Softwarehaus leicht. Begann man 2001 mit einigen Lizenzen, so arbeitet die
Ingenieurplan Siebel heute mit einer Serverlizenz. Zugriff auf das System
müssen alle Projektverantwortlichen haben. Jochen Siebel erklärt: "Unser
Projektportfolio besteht aus großen Projekten aber auch einer Vielzahl
kleiner Projekte. Und gerade bei diesen ist die Kostensteuerung für eine
wirtschaftliche Abwicklung immens wichtig." So zeichnet jeder
Projektverantwortliche sowohl für die fachliche als auch für die
wirtschaftliche Abwicklung seiner Projekte verantwortlich und ist damit auch
für die Einhaltung der sich aus dem Honorar ergebenden Planstunden
zuständig.
Allgemeinkosten im Griff
Die Kosten können projekt- und tätigkeitsbezogen den vereinbarten Honoraren
gegenübergestellt werden. Zusammen mit der Kenntnis des Gemeinkostenfaktors
ermöglicht dies eine ständige Erfolgskontrolle der Projekte. Durch die
Verwendung von projektbezogenen Kostensätzen für Stundensätze, Reisekosten
und allgemeine Kosten ist es möglich, ohne Zusatzaufwand externe
Abrechnungen zu erstellen. Planer Siebel dazu: "Ich überlege genau, mit wie
viel Aufwand ich welche Ergebnisse erhalte. Wir geben z. B. in S-Control
alle Daten ein, die für die Ermittlung des Allgemeinkostenfaktors notwendig
sind, wie Fahrtkosten, Betriebsnebenkosten, Gehälter der Sekretärinnen, so
dass wir - und das ist mir wichtig - ständig eine Überprüfung in den eigenen
Projekten haben."
Detaillierte Zeiterfassung rechnet sich
Da Personalkosten ca. 80 % der Gesamtkosten eines Planungsbüros ausmachen,
stellen diese eine entscheidende Controlling-Kennzahl dar. Eine tägliche und
detaillierte Zeiterfassung aller Mitarbeiter und deren Verteilung auf die
Projekte ist somit ein nicht zu unterschätzender Einsatz, der sich
"rechnet". Siebel: "Die Mitarbeiter geben ihre Stunden projektbezogen ins
System ein und wir stellen diese dem Kunden in Rechnung." Wichtig dabei ist,
den Mitarbeitern zu erklären, welche Texte sie außer den Standardeinträgen
eingeben können und müssen, damit für den Bauherren die Art der Tätigkeit
insbesondere bei Sonderleistungen nachvollziehbar ist." Auch rechnet
Ingenieurplan damit die Fahrtkosten über eine Auswertungsmatrix ab.
Zusätzliche Wünsche des Bauherrn sofort dokumentiert
Im Rahmen der Einführung von S-Control bildete man die Tätigkeiten des Büros
in einem entsprechenden Nummernsystem ab. Muss ein Mitarbeiter auf
Aufforderung des Bauherrn an einer anderen Stelle der Baustelle Arbeiten
durchführen, werden diese zusätzlichen Wünsche registriert und in S-Control
mit der entsprechenden Nummerierung dokumentiert. Dadurch können diese dem
Auftraggeber mit Nachweis in Rechnung gestellt werden und sind jederzeit
nachvollziehbar.
In regelmäßigen Abständen fährt der Büroinhaber Auswertungen sowohl über die
einzelnen Projekte als auch über das gesamte Büro. Die im System zur
Verfügung stehenden Standardberichte sehen unterschiedliche Grafiken und
Auswertungen vor, wie z.B. Kostenvergleich Projekte und Budget/Ist-Kosten,
Fahrtenbuch, Mitarbeiterstundenzettel, Urlaubslisten. Darüber hinaus können
die Daten nach Excel zwecks weiterer Bearbeitung exportiert werden.
Überprüft werden bei der Ingenieurplan Siebel der Leistungsstand der
einzelnen Projekte mit den aufgelaufenen Stunden. Bei den Großprojekten ist
das relativ einfach. Bei der Vielzahl der kleinen Projekte ist laut Jochen
Siebel allerdings der Aufwand ständiger Auswertungen enorm hoch verglichen
mit den Auswertungen für die Großprojekte.
Perspektiven für die Zukunft
Da das Controlling-System dem Architekturbüro jederzeit einen Überblick über
die laufenden Projekte bietet, wickelt Jochen Siebel heute seine Projekte
durch zeitnahe Mitarbeiter- und Projektauswertungen wirtschaftlich ab -
Fehlstunden gehören der Vergangenheit an. Arbeitszeiten und Nebenkosten sind
einfach eingegeben sowie bürospezifische Standardauswertungen schnell
erstellt. Für die Weiterentwicklung des Planungsbüros liefert S-Control
wichtige Funktionalitäten, um Unternehmensziele und langfristige Strategien
abzubilden. Architekt Siebel: "Exakte Kennzahlen, die jederzeit Auskunft
über den aktuellen Stand des Büros geben, sind heute überlebensnotwendig."
Querverweis:
|
Allplan laut Heinze-Umfrage die Nummer 1
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10/2004