Acclaro-Modul Controlling: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!
(18.7.2007) Das Verhältnis aus Leistung und Ertrag hat sich in den letzten Jahren zu Lasten der Planer verschoben, das zeigen aktuelle Untersuchungen. Puffer, mit denen Durststrecken überbrückt werden können, werden immer dünner. Umso wichtiger sind Kontrollmechanismen, die einen jederzeitigen Abgleich der Soll- und Ist-Werte sowie ein wirkungsvolles Gegensteuern ermöglichen.
Einer aktuellen, von der Bundesarchitekten- und Bundesingenieurkammer in Auftrag gegebenen Studie zufolge befindet sich ein Drittel aller Planungsbüros in einer wirtschaftlich prekären Lage. Eine Analyse der Kosten- und Ertragssituation in Architektur- und Ingenieurbüros ergab, dass vor allem viele kleine und mittlere Büros am Rande ihrer Existenz stehen. Immer schmälere Erträge oder gar Verluste, gepaart mit negativen mittel- und langfristigen baukonjunkturellen Prognosen machen deutlich, dass in Zukunft nur konsequent betriebswirtschaftlich orientierte Unternehmen eine Chance haben. Controlling-Werkzeuge wie die Büro- und Projektmanagement-Software Acclaro von Rossmayer Consulting wollen dafür sorgen, dass betriebswirtschaftlich alles im "grünen Bereich" bleibt. Wie von einer "Schaltzentrale" aus kann der Inhaber mit dem Modul "Controlling" das Unternehmen kontrollieren und führen. Als ein wichtiger Baustein der durchgängigen Büro- und Projektmanagement-Lösung Acclaro fasst das Modul "Controlling" alle steuernden Funktionen zentral zusammen. Es arbeitet Hand in Hand mit anderen Acclaro-Werkzeugen, etwa dem der Projektkontrolle dienenden Modul "Baucontrolling". Fragen wie "Wo stehen meine Projekte?", "Was sagt das Budget?" oder "Wie steht es mit meiner Liquidität?" sollen so zuverlässig beantwortet werden können.
Werkzeug für eine effiziente Unternehmenskontrolle
Das Controlling-Modul von Acclaro hält diverse ineinander greifende Werkzeuge und Kontrollmechanismen bereit, die alle betriebswirtschaftlich relevanten Vorgänge im Unternehmen transparent machen sollen. Dazu zählen das externe und das interne Controlling sowie die Berichte und Auswertungen. Beim externen Controlling werden auf der Basis von Kostenstellen für einzelne Abteilungen oder das gesamte Unternehmen Soll- und Ist-Werte automatisch abgeglichen und auf Wunsch mit den Ergebnissen im Vorjahr in Beziehung gesetzt. Ergänzt durch Grafiken, erhält der Verantwortliche auf diese Weise einen Überblick über die Entwicklung der wirtschaftlichen Situation des Unternehmens. Da die aktuellen Leistungsstände von den Projektverantwortlichen kontinuierlich erfasst und ausgewertet werden, können Rechnungen zeitnah gestellt werden, was der Liquidität des Unternehmens zugute kommt. Ein Rechnungsausgangsbuch listet alle gestellten Rechnungen auf und gibt einen Überblick über deren aktuellen Status sowie alle eingegangenen Zahlungen. Eine Offene Posten-Verwaltung inklusive Mahnwesen hält Außenstände auf einem möglichst niedrigen Niveau.
Berichte und Auswertungen sorgen für Transparenz
Das interne Controlling bietet laut Rossmayer zusätzlich die Möglichkeit einer detaillierten Projekt- und Auslastungsplanung für jeden einzelnen Mitarbeiter. Auf diese Weise können Mitarbeiterkapazitäten realistisch auf die Projekte verteilt werden. Fehlplanungen, die zur Überlastung von einzelnen Mitarbeitern oder zu Auslastungstiefs führen, sollen so vermieden werden. Auch freie Kapazitäten lassen sich erkennen. So weiß die Unternehmensleitung frühzeitig, wann neue Projekte akquiriert werden müssen. Da beim internen Controlling alle von den Mitarbeitern eingegebenen Zeiten gelistet werden, lässt sich auch der durch Änderungswünsche der Auftraggeber entstandene Mehraufwand erkennen und beziffern. An dieser Stelle können auch Fehlbuchungen angepasst werden, Sortierungsmöglichkeiten verkürzen die Suche nach den jeweiligen Datensätzen.
Ineinander greifende Software-Bausteine
Ebenso wie die anderen Software-Bausteine "Projektverwaltung", "Zeiterfassung", "Baucontrolling" und weitere, so gehört auch das Modul "Controlling" zur modularen Komplettlösung Acclaro. Aufgrund dieses modularen Aufbaus lässt sich das Programm an die Größe, Struktur und Tätigkeitsschwerpunkte eines Unternehmens individuell anpassen. Standard-Schnittstellen und eine Anbindung an Microsoft-Produkte oder Open Office sorgen dafür, dass sich Acclaro in jede Büro- und Softwareumgebung nahtlos einfügt. Ein Startpreis von 1.300 EUR (zzgl. MwSt.) ermöglicht auch jungen Planungsbüros einen günstigen Einstieg.
Acclaro ist ein modulares Software-Werkzeug für die Bearbeitung, Steuerung und Dokumentation von Projekten und Aufgaben. Die Büro- und Management-Software für Planungsbüros (BMSP) ist nach dem PeP-7-Standard zertifiziert.
siehe auch:
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siehe zudem:
- BMSP • Unternehmens-News im AEC-WEB
- Büro- und Management-Software für Planungsbüros (BMSP) bei Baulinks
- Literatur / Bücher zum Thema Projektmanagement, Unternehmensführung bei Amazon