Unternehmensführung in schwierigen Zeiten:
Effizientes Büromanagement für Planungsbüros
(9.9.2004) Unter dem Eindruck einer zunehmend restriktiven Rechtsprechung,
der schwachen Konjunktur und enger gefasster Budgetrahmen gewinnt das Thema
"Kostenkontrolle“ immer mehr an Bedeutung. Doch nicht nur die
Projektkostenkontrolle für die Bauherren bestimmt das Geschäft eines
Planungsbüros, sondern auch die Entwicklung der Kosten im eigenen
Unternehmen. "Controlling“ ist deshalb oberste Chefsache und entscheidend
für den Unternehmenserfolg.
So ist die Erhöhung der Arbeitsproduktivität zur wichtigsten Stellschraube
geworden, um bei sinkenden Honoraren und hohem Wettbewerbsdruck profitabel
zu arbeiten. Moderne Office-Lösungen erleichtern die effiziente Büro- und
Projektorganisation von der zentralen Dateiablage bis hin zur gezielten
internen Kostensteuerung. Wichtig ist die Akzeptanz solcher Lösungen durch
eine intuitiv nutzbare, übersichtliche Benutzeroberfläche - abgestimmt auf
die Arbeitsweise von Planern. Informationen und Analysen müssen einfach
verwertbar sein. Wesentliche Funktionserweiterungen sollten zudem den
mobilen Zugriff auf Daten und mobiles Arbeiten ermöglichen. Organisatorische
Belange wie z. B. eine zentrale, projektbezogene Ablage werden
vereinheitlicht und damit der administrative Aufwand für jeden Mitarbeiter
reduziert. Die Projektdurchführung erhält dadurch mehr Transparenz. Interne
Kosten, Termine und Ressourcen können permanent überwacht und gezielter
gesteuert werden. Mit einer speziell auf ihre Bedürfnisse abgestimmten
IT-Lösung können sich Planer verstärkt auf ihre Kernaufgaben konzentrieren
und Planungsprojekte schneller und gewinnbringender abwickeln.
Auch die Erfolgsauswertung eines Projektes ist wichtig für den steuernden
Eingriff in die Unternehmensabläufe. Hinzu kommen die durch Basel II
verschärften Anforderungen der Banken, die zukünftig auf einem Rating
bestehen werden. Deshalb muss geeignete Software zum einen die
Liquiditätsplanung erleichtern, also geplante Geldeingänge durch
prognostizierte Honorareinnahmen den geplanten Mittelabflüssen, z.B. durch
Gehälter und andere Kosten, gegenüberstellen. Zum anderen muss auch eine
bilanzielle Betrachtung wichtiger Kennziffern unterstützt werden.
Frühwarnsysteme bei der Erfassung von Projektarbeitszeiten weisen darauf
hin, dass definierte Schwellenwerte z.B. bei den Sollstunden einer
Projektplanung erreicht sind und fordern zur Überprüfung der Leistungsstände
auf. Sensible Projekte können so jederzeit, auch in kritischen Phasen,
gesteuert werden. Auswertungsmöglichkeiten über die Zahlungsmoral der
Auftraggeber geben wichtige Hinweise für die Liquiditätsplanung und das
Kundenmanagement.
Im Planungsalltag werden Kosten und Umsätze soweit möglich auf einzelne
Projekte umgelegt. Eine Strukturierung der Daten nach Phasen oder nach
Aufgabenarten ist erforderlich, damit entsprechende Rückschlüsse und
Eingriffe in Abläufe erfolgen können. Mit einer adaptiven Software können
diese Anforderungen an die jeweiligen Prozesse eines Planungsbüros sowie die
entsprechenden Planungsstufen angepasst werden.
Aufgrund der besonderen Bedeutung des Themas "Unternehmensführung“ ist dies
der Schwerpunkt am zweiten Messetag der ACS 2004 (Donnerstag, 21.10.2004).
An diesem Tag können sich die Fachbesucher nicht nur über ein großes Angebot
an Lösungen zu diesem Thema an den Messeständen informieren. Sondern die
Besucher haben auch Gelegenheit, vielfältige Informationsveranstaltungen im
Praxisforum und im Kongressbereich zu besuchen und sich somit einen
umfassenden Überblick zu verschaffen.
Querverweise:
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