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siehe auch:
autinform AG
www.4build.com
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Bayer erzielt massive Kosteneinsparungen
bei der Beschaffung von Bauleistungen durch 4build.com
(1.7.2002)
Seit November 2000 wickelt der internationale Pharma- und Chemiekonzern
Bayer
seine Ausschreibungen für Bau- und Dienstleistungen komplett über die Kommunikationsplattform
4build.com ab. Mit dem Einsatz wurden nicht nur die Beschaffungsprozesse
optimiert und beschleunigt, sondern vielmehr ganz erhebliche
Kosteneinsparungen im hohen zweistelligen Prozentbereich erzielt.
Die Bayer AG kommt auf ein stattliches
Einkaufsvolumen. Allein das Ausschreibungsvolumen
für die Baumaßnahmen
beträgt mehrere hundert Millionen
Euro. Zuständig hierfür ist unter anderem
der Einkauf Technik und Dienstleistungen
der BAYER AG. Anfang
2000, als Bayer ein neues, modernes
AVA-System suchte, wurde man auf die
FUTURA BauSoftware aufmerksam, die
seit Februar 2002 zum Angebotsspektrum
der autinform-Gruppe gehört.
"Das von FUTURA ins Gespräch gebrachte
Online-Ausschreibungssystem
4build.com stieß bei uns auf größtes
Interesse. Wir waren auf Anhieb von
dieser Kommunikationsplattform begeistert“,
berichtet Claus Wagner,
Procurement Manager im Einkauf Technik
und Dienstleistungen bei Bayer und
selbst gelernter Bauingenieur.
Kundenorientierter
Lösungsansatz:
Es gab für Bayer gute Gründe, sich für
den 4build.com-Einsatz zu entscheiden.
Wie Wagner erläutert, "zeichnete sich
4build.com durch eine hohe Benutzerfreundlichkeit,
durch einen intelligenten
Software-Ansatz und durch die Unterstützung
der von uns benötigten
Geschäftsprozesse aus. Überdies zeigte
sich unser Partner absolut kundenorientiert;
war auch bereit, unsere Änderungsanforderungen
für die Online-Ausschreibung aufzunehmen".
Die Erstnutzung von 4build.com erfolgte
dann wie geplant im November 2000
– nach einer Projektlaufzeit von gerade
mal einem Monat. Diese Art von Blitzeinführung
führt man bei Bayer auf "die
absolut bedarfsgerechte, branchenfokussierte
Ausrichtung des Online-Systems und dessen extrem hohe Useability“
zurück.
Hervorgehoben wird, dass man "mit
der ASP-Lösung für Online-Ausschreibungen
praktisch ausschließlich mittels
eines handelsüblichen Browsers navigiert
und die Befehle eingibt“. Die
Schulung für rund 20 Anwender war
innerhalb nur einer Stunde erledigt.
Die Effizienzvorteile sind bestechend: "Wer ein derartiges System für
Online-Ausschreibungen im Einkauf
von Bauleistungen und Materialien
nicht einsetzt, verschenkt
wertvolles betriebswirtschaftliches
Optimierungspotenzial“, bilanziert
Wagner rund eineinhalb Jahre nach
dem 4build.com-Produktivstart.
Dem Gesagten liegen umfangreiche
Erfahrungen zugrunde. Nach Berechnungen
des Bayer Procurement
Managers reduziert sich der Kostenaufwand
um ca. 90% gegenüber
der herkömmlichen Durchführung.
Obendrein wurden Zeiteinsparungen
der Ausschreibungen "von
über 30 Prozent“ erzielt, so Bayer.
Mit wenigen Mausklicken ist es
möglich, aus einer Ausschreibung
heraus Auktionen durchzuführen.
Der Weltkonzern ist heute in der
Lage, mit allen Beteiligten zeitnah
online zu kommunizieren und Dokumente
(inklusive CAD-Zeichnungen)
auszutauschen. 4build.com ist
mehrsprachig und auf den internationalen
Einsatz ausgerichtet. Etwa
1.000 Lieferanten geben bereits ihre
Angebote für die Bayer-Ausschreibungen
online ab, wobei durchschnittlich
sechs Gebote auf eine
Ausschreibung entfallen.
Quantensprung bei der
Ausschreibungsabwicklung:
Vor dem 4build.com-Einsatz gab es
im Einkauf bei der Ausschreibungsabwicklung
von Bauleistungen/
Materialien viele händische Arbeitsgänge,
die unverhältnismäßig lange
Zeit beanspruchten. Das gehört bei
Bayer der Vergangenheit an. Ausschreibungen
werden heute direkt
aus der FUTURA-AVA, für die sich
Bayer im Sommer 2001 – "und zwar
unabhängig von 4build.com“, wie
betont wird – entschieden hat, nach
4build.com übertragen. Wenige Eingaben
beziehungsweise Mausklicks
auf "Kann-Felder“ genügen, um
eine Online-Ausschreibung zu starten.
Geführt wird der Ausschreiber
durch eine übersichtlich gestaltete
Menüführung. Ist eine Ausschreibung
abgeschlossen, können die
günstigsten Bieter ausgewählt und
bequem in einen Preisspiegel überführt
werden.
4build.com ist so konzipiert, dass
Bayer eine durchgängige und optimale
Kommunikations-Organisation
in den Projekten aufbauen konnte –
inklusive einer kompletten Lieferanten-/
Bieter- und Planer-Verwaltung.
Zudem plant Bayer die komplette
Integration der Anwendung in die
bestehende
SAP-Umgebung, sodaß
in SAP automatisch eine Projektmeldung,
Bestellanforderung oder
Abrechnung erfolgen kann. Selbstverständlich
unterstützt 4build.com
alle in der Baubranche vorherrschenden
Austauschformate wie GAEB und
ASCII.
Benuzterdefinierte CSV-Formate für
den Im- und Export von Exceldateien
können ebenfalls genutzt werden.
Für Bieter beziehungsweise Lieferanten
stellt sich die 4build.com-
Nutzung ebenso einfach dar. Diese
loggen sich mittels Passwort und
Benutzername über das Internet
unter www.4build.com in das System
ein. Sie können die Ausschreibung
online bearbeiten oder herunterladen
und sehr einfach ihr
Angebot abgeben. Über entsprechende
Ausschreibungen werden
die Lieferanten/Bieter via E-Mail
oder nach eigener Wahl per SMS
rechtzeitig benachrichtigt. Lieferanten,
die unlesbare oder fehlerhafte
Disketten geschickt hatten, und bei
denen mitunter mehrfach "nachgehakt“
werden musste, gehört bei
Bayer dank 4build.com ebenfalls
der Vergangenheit an.
Die Lösung auf einen Blick:
- Signifikante Vorteile:
Nachweisliche Kosteneinsparungen, Reduzierung des Kostenrisikos
durch vernetzte Planung, beschleunigte Geschäftsprozesse,
Zeitersparnisse bei Ausschreibungen, Transparenz
- Projektdauer:
Rund einen Monat für interne organisatorische Maßnahmen
- Anzahl der User: etwa 80
- Besonderheiten:
4build.com läuft im ASP-Betrieb komplett über das Internet;
somit entstehen für Ausschreiber, Planer und Bieter beziehungsweise
Lieferanten praktisch keine Infrastruktur-Investitionskosten.
Die Applikation wird aus einem Rechenzentrum bereit gestellt.
Für die Nutzung ist nur ein handelsüblicher PC mit Internetzugang
erforderlich.
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International Kongress
Nachrichten des Vormonats: Success-Stories
6/2002