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Schöppler und Kästner,
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Unterm Strich bleibt mehr
(6.11.2002) "Vorher ist uns Geld verloren gegangen", sagt Jörg Schöppler
und bringt so auf den Punkt, warum ein Nürnberger Ingenieurbüro sich mit dem
Programm 'untermStrich' eine Softwarelösung für Projektcontrolling und
Officemanagement ins Haus geholt hat.
Das Ingenieurbüro Schöppler und Kästner ist ein alteingesessenes
Nürnberger Bauplanungsbüro. 1961 von Adolf Schöppler gegründet, wird es seit
1970 zusammen mit dem Partner Dieter Kästner als GbR geführt. Jörg Schöppler
ist seit 2001 Mitglied der Geschäftsleitung.
Die Tragwerksplanung bildet den Schwerpunkt des Büros, dazu Bauphysik,
Rohbauüberwachung und AVA. Etwa 30 Projekte hat das Büro gleichzeitig in
Arbeit, darunter Großprojekte mit bis zu 40 Mio. Euro Gesamtbauvolumen, aber
auch Kleinstprojekte wie beispielsweise Entwässerungsschächte. Wichtige
Projekte der letzten Zeit sind z.B. das Neue Museum und der Admiral
Filmpalast in Nürnberg, der Neubau der Bezirksverwaltung Ansbach sowie das
Germanische Nationalmuseum und Verwaltungsbauten der DATEV in Nürnberg.
Den 14 Mitarbeiter stehen zeitgemäße EDV- und Kommunikationssysteme zur
Verfügung. Dass man sich damit, so Jörg Schöppler, zu den modernsten und am
besten ausgestatten Planungsbüros im Nürnberger Raum zählen kann, darauf ist
man bei Schöppler und Kästner ebenso stolz wie auf das interne
Qualitätsmanagement, das in den letzten Jahren mit Erfolg aufgebaut wurde.
"In diesem Kontext", erklärt Schöppler, "steht auch die Beschaffung eines
geeigneten Programms für Projektcontrolling und Officemanagement.
Niemand verliert gerne Geld und Zeit: Die Ausgangssituation, die der
Diplomingenieur schildert, trifft man noch immer in vielen Planungsbüros an.
Unzufrieden, so Schöppler, war man im Büro vor allem mit der bisherigen
Praxis der Nachkalkulation: Zwar wurden monatliche Tätigkeitsberichte von
allen Mitarbeitern geführt und gesammelt, diese mussten aber im Sekretariat
erst noch manuell erfasst werden. "Schon das führte zwangsläufig zu
Verzögerungen. Auch Auswertungen mussten von Hand erfolgen, eine zeitnahe
Information über die Wirtschaftlichkeit der Projekte war damit nicht zu
gewinnen."
Auch für die Nachkalkulation fehlten Informationen: "Projektbezogene
Kleintätigkeiten, wie zum Beispiel das Schreiben von Briefen, Planversand
etc. fielen regelmäßig unter den Tisch, weil sie im Nachgang nicht mehr
ermittelt werden konnten." Und Schöppler rechnet vor, wie sich daraus recht
schnell beträchtliche Beträge bilden: "Wenn wir bei einem Großprojekt für
solche Tätigkeiten ca. 100 Stunden zu 50 Euro veranschlagen, sind das in
Summe schon mal 5.000 und bei 10 Projekten dieser Art im Jahr 50.000 Euro -
keine Peanuts für ein Ingenieurbüro."
Weil die Tätigkeitsberichte von den Mitarbeitern oft erst mit einigem
zeitlichen Abstand erstellt wurden, waren sie nicht selten ungenau. Die
Folge: "Wir hatten immer sehr große Schwierigkeiten, unsere berechtigten
Nachträge nachzuweisen und beim Auftraggeber durchzusetzen. Dadurch haben
wir Geld verloren." Gleichfalls verbesserungsfähig war die Verwaltung von
Korrespondenz und Adressen. Bislang verfügte das Büro nicht über eine
einheitliche Ablage von Schriftverkehr und Adressdaten, was im
Alltagsgeschäft immer wieder zu Zeitverlusten führte.
Die Lösung überzeugt: "Seit nunmehr 2 Jahren", sagt Jörg Schöppler,
"haben wir diese Probleme weitestgehend gelöst." Auf eine Initiative der
Orgit GmbH aus Fürth hin entschieden sich Schöppler und Kästner damals für
die Software 'untermStrich' des gleichnamigen österreichischen Herstellers.
untermStrich bietet unter einer intuitiv zu bedienenden Oberfläche eine
Reihe von Werkzeugen für Bürocontrolling, Officeverwaltung, Zeitmanagement
und Projektkostenanalyse. Das Programm soll im Alltag des Planungsbüros für
effiziente Strukturen und transparente Arbeitsabläufe sorgen. Das Ziel: Zeit
und Kosten sparen und die wirtschaftliche Projektabwicklung sichern. Der
modulare Aufbau lässt viel Spielraum für individuelle Anpassungen. Um die
Basismodule ordnen sich je nach Anforderungsprofil die Einzelmodule aus den
Bereichen Controlling, Termine, Dokumentation und Schriftverkehr zu einer
runden Lösung für Büroalltag und Projektarbeit.
Büro in Schuss: Die Abwicklung des gesamten Schriftverkehrs, gleich ob
per Brief, Fax oder Email, hat sich seither wesentlich vereinfacht und
beschleunigt. "Für alle Vorgänge, ob Abnahmeprotokoll, Begleitschreiben oder
Lieferschein für den Planversand, stehen uns im Programm Vorlagen zur
Verfügung, die wir nach unseren Vorstellungen erweitert bzw. angepasst
haben. Sämtliche Dokumente werden automatisch beim richtigen Projekt
abgelegt, niemand muss mehr eine Festplatte nach einem Brief oder einer
Notiz durchsuchen. Änderungen im Adressbestand sind sofort an allen
Arbeitsplätzen verfügbar." Selbst die ärgsten "Computer-Muffel", erzählt
Schöppler, hätten sich durch diese im Alltag spürbaren Erleichterungen sehr
schnell von den Vorteilen des Programms überzeugen lassen, zumal auch die
Bedienung wirklich einfach sei.
Projekte im Griff: Auch die Frage von Tätigkeitserfassung und
Nachkalkulation sieht Jörg Schöppler zufriedenstellend gelöst: "Wir erfassen
Änderungsstunden oder Zusatzarbeiten mit einem bestimmten Kürzel und
entsprechenden Anmerkungen wie z.B. 'geändert gemäß Anweisung Architekt mit
Fax vom ...'. Eine einfache Auswertung weist alle vorgenommenen Änderungen
mit deren Verursacher aus. Und im Gegensatz zu früher sind jetzt auch die
projektbezogenen Kleintätigkeiten erfasst und können einbezogen werden. Das
gibt uns eine starke Verhandlungsbasis, um Nachtragsforderungen
durchzusetzen, und verbessert damit letztlich unsere Honorarsituation. Im
eigenen Interesse dokumentieren unsere Mitarbeiter deshalb jetzt alle
Änderungen, die per Fax oder Telefon kommen. Schließlich wollen auch sie
belegen können, warum für eine Tätigkeit mehr Zeit als geplant aufgewendet
werden musste. Insofern hat bei uns mit dem Einsatz des Programms eine Art
Selbsterziehungsprozess hin zur korrekten und vollständigen Erfassung aller
Zeiten und Tätigkeiten eingesetzt. Daraus wiederum ergibt sich auch fast
beiläufig eine zeitnahe und verlässliche Datenbasis für die
Nachkalkulationen, die wir mit Hilfe des Programms nun auf Knopfdruck
jederzeit und ohne weiteren Aufwand erhalten können."
Raum für Spezialitäten: Durch Anpassung der Reports hat man bei Schöppler
und Kästner das Programm um einige spezifische Funktionen erweitert und
damit weitere Arbeitserleichterungen erzielt. So können z.B. über die
Planliste von 'untermStrich' die Stahlmengen eines Projekts oder auch
einzelner Bauteile ermittelt werden. Einer weitere Eigenlösung vereinfacht
die Abrechnung mit dem Repro-Service vereinfacht.
Fazit: Vor dem Hintergrund dieser Erfahrungen zieht Jörg Schöppler eine
positive Bilanz: "Wir haben 'untermStrich' als ein leistungsfähiges System
kennen gelernt, dessen Möglichkeiten wir bei weitem noch nicht ausgereizt
haben. Der Bereich Officemanagement verschafft uns spürbare
Arbeitserleichterungen, die schnell zu einer guten Akzeptanz im Büro geführt
haben. Unsere Tätigkeitsnachweise sind heute durchgängig, die
Nachkalkulationen haben Hand und Fuß und sind ohne großen Aufwand
durchzuführen. Wir sind von dem Programm überzeugt und konnten es - auch in
Anbetracht des sehr guten Preis-Leistungsverhältnisses - bereits an Kollegen
weiterempfehlen.
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Unterm Strich bleibt mehr
Nachrichten des Vormonats: Success-Stories
10/2002