  
    siehe auch: 
    
    KZA Koschany, Zimmer & Assoziierte, 
    
    ASTA Development GmbH  | 
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    Planung der Planung mit Projektmanagementsystem
    (14.10.2002) In wirtschaftlich schwierigen Zeiten und einer flauen 
    Baukonjunktur leiden zahlreiche Architekturbüros unter einer schlechten 
    Auftragslage. Dass es auch anders geht, stellen Büros unter Beweis, die gute 
    planerische Leistungen erbringen, Planungs- und Bauabläufe optimal steuern, 
    ihre Büroorganisation im Griff haben und zur Unterstützung der Abläufe 
    entsprechende IT-technischen Hilfsmittel und Know-how einsetzen. So auch die 
    Architekten und Generalplaner KZA Koschany, Zimmer & Assoziierte. 
    Neben ihrer Kreativität setzen die Essener Planer auf Software. So ist 
    das 60 Mitarbeiter starke Büro nicht nur mit 36 CAD-Arbeitsplätzen 
    ausgerüstet, sondern seit 1997 setzen die Architekten auch das 
    Projektmanagementsystem POWERPROJECT der Karlsruher ASTA Development GmbH 
    ein. Wurde das System ursprünglich nur zur Erstellung der Bauzeitenpläne 
    angeschafft, um die reibungslose Zusammenarbeit aller am Bauprojekt 
    Beteiligten sicherzustellen und um die Termine in der geplanten Qualität 
    einzuhalten, erweiterte man es 2001 um das Modul SIGEcontrol für die 
    SiGe-Koordination und seit letztem Jahr wird das System als  Client-Server-Lösung 
    mit sechs Arbeitsplätzen zur Steuerung der internen Prozesse im Planungsbüro 
    genutzt. Zusammen mit einem Berater von ASTA erarbeiteten die Mitarbeiter im 
    Planungsbüro das Konzept und bauten die Projektumgebung mit den 
    entsprechenden Verfahren im Programm auf. 
    Mit der Gründung der GmbH im Jahre 1995 traten Axel Koschany und Wolfgang 
    Zimmer in die Geschäftsführung des 1959 von Günter Koschany gegründeten 
    Büros ein, seit 1999 führen sie die Geschäfte alleine. Seit dieser Zeit hat 
    sich die Anzahl der Mitarbeiter mehr als verdoppelt und Umsatz sowie Anzahl 
    der zu bearbeitenden Projekte sind entsprechend gestiegen. Schwerpunkte der 
    Essener Architekten sind intelligentes und kreatives Planen, kompetente 
    Baubegleitung und Generalplanung. Dabei haben sie sich Kompetenzen in 
    Industrie, Gewerbe, Logistik und Verkehr, Handel und Banken, Forschung und 
    Bildung, Wohnen und Gesundheit erarbeitet. Zu den erfolgreich abgewickelten 
    Projekten gehören unter anderem das Creativ-Centrum des Schuhherstellers 
    Rohde KG, mehrere Logistikzentren und die Hauptverwaltung von ALDI-Süd, die 
    Umgestaltung des Essener Busbahnhofs am Porscheplatz, eine geriatrische 
    Tagesklinik, Bank- und Geschäftshäuser u.a. für die Dresdner Bank, das 
    Essener Studio des WDR und verschiedene Wohnanlagen für Betreutes Wohnen, um 
    nur einige zu nennen. Das Investitionsvolumen der Projekte bewegt sich in 
    einer Spanne von 80.000 € bis zu einer Bausumme von 150 Mio. €. 
    Um dem stetigen Wachstum gerecht zu werden, waren neue 
    Organisationsstrukturen notwendig. Waren in der Vergangenheit zwar 
    Projektleiter mit der Planung und Durchführung der einzelnen Projekte 
    betraut, so lief aber immer noch ein großer Teil der zu verarbeitenden 
    Informationen über die Schreibtische der Geschäftsführer. Nach einer 1998 
    begonnenen Umstrukturierung wurden den Projektleitern Managementaufgaben mit 
    einer größeren Verantwortung übertragen. So hat der Projektmanager heute 
    Honorarverantwortung, ist für die Projektkalkulation verantwortlich und muss 
    sein Projekt gewinnbringend abwickeln. Zwischen Geschäftsführung und 
    Projektmanagement führte man bei KZA in Folge einer rasanten 
    Auftragsentwicklung im Jahr 2001 die Ebene der Projektkoordinatoren, denen 
    jeweils ein Team von 10 bis 15 Mitarbeiter zugeordnet sind, ein. Deren 
    Aufgabe besteht darin, die Mitarbeiter entsprechend der Projekte innerhalb 
    der Leistungsphasen nach Fachkenntnis bzw. wirtschaftlichen Gesichtspunkten 
    optimal einzusetzen und das Budget bezüglich Mitarbeitereinsatz und 
    Planungszeit zu überwachen. 
    Innerhalb dieser Teams werden die Projekte abgewickelt. Welches Team, 
    welches Projekt bearbeitet, und welcher Projektmanager damit beauftragt 
    wird, entscheidet die Geschäftsführung. Der Projektkoordinator hat dann 
    dafür zu sorgen, dass der Projektmanager die Mitarbeiter mit dem in diesem 
    Projekt benötigten Know-how erhält, um das Projekt fachlich und 
    wirtschaftlich bestmöglich bearbeiten zu können. Großen Wert legt man bei 
    KZA Koschany, Zimmer & Assoziierte darauf, für den jeweiligen Bauherren ein 
    optimales Team zusammen zu stellen. Hierbei sind nicht nur die fachlichen 
    Qualifikationen gefragt, sondern zwischen Bauherrn und Teammitgliedern muss 
    auch die "Chemie" stimmen. 
    Erstellen der Terminpläne 
    Jeder Projektkoordinator legt für seine Projekte einen Terminplan in 
    POWERPROJECT teamplan an. In diesem sind alle Phasen entsprechend der HOAI 
    als Vorgänge enthalten - angefangen bei der Grundlagenermittlung bis zur 
    Objektbetreuung und Dokumentation -, sofern sie beauftragt wurden. Bei 
    Fortschreiten des Projektes bricht der Koordinator diese auf eine weitere 
    Ebene zwecks detaillierter Planung herunter. Die einzelnen Vorgänge werden 
    dann entsprechend des Planungs- und Bauablaufes miteinander verknüpft und 
    der Terminplan berechnet.  
    Ist auch die Leistungsphase 8 beauftragt, so erstellt der 
    Projektkoordinator für diese den Terminplan, bucht diesen aus dem 
    Gesamtterminplan aus dem System aus und übergibt ihn der Bauleitung. Der 
    Bauleiter führt den Plan während der Bauphase fort und aktualisiert ihn 
    regelmäßig. Ergeben sich Änderungen im Terminablauf, gibt die Bauleitung die 
    veränderten Daten an den Projektkoordinator zurück. Dieser liest die Daten 
    ein und passt den Gesamtterminplan an. 
    Mitarbeitereinsatz- und Liquiditätsplanung 
    Nun weist der Koordinator das vertraglich vereinbarte Honorar den 
    einzelnen Leistungsphasen als Einnahme zu. Die Ausgaben pro Leistungsphase 
    ergeben sich aus dem Einsatz der Mitarbeiter. In der im System hinterlegten 
    projektübergreifenden Ressourcenbibliothek sind alle Mitarbeiter mit ihren 
    Verfügbarkeiten und Stundensätzen, in denen sowohl ein kalkulatorischer 
    Gewinn als auch ein Risikofaktor eingearbeitet ist, gespeichert. Der 
    Projektkoordinator weist nun per Drag & Drop die Mitarbeiter den 
    entsprechenden Vorgängen der einzelnen Leistungsphasen zu. Das System 
    aktualisiert dann automatisch die Verfügbarkeit der Mitarbeiter. Unter dem 
    Terminplan abgebildete Histogramme liefern die Auslastung der Mitarbeiter 
    über die Zeit. Durch Aggregation ist sowohl die Verfügbarkeit jedes 
    Einzelnen als auch die Verdichtung auf Gruppen oder Teams sichtbar. 
    Da bei KZA Koschany, Zimmer & Assoziierte für die einzelnen 
    Leistungsphasen der Aufwand prozentual geplant ist, ergibt sich rein 
    kalkulatorisch der Stundenaufwand für die jeweilige Phase. Die geleisteten 
    Stunden der Mitarbeiter werden dann den jeweiligen Leistungsphasen 
    zugewiesen. So kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt abgelesen werden, wie hoch 
    die Einnahmen sowie die Ausgaben und der Aufwand in Stunden verteilt auf die 
    jeweiligen Leistungsphasen sind. Diese Daten werden im Terminplan als 
    Tabellen neben den Vorgängen und als Histogramme mit den Kurven für Über- 
    und Unterdeckung direkt unter dem Terminplan dargestellt. So hat sowohl der 
    Projektkoordinator als auch der Projektmanager zu jedem Zeitpunkt während 
    des Projektablaufes einen Überblick über die betriebswirtschaftliche 
    Situation sowohl der einzelnen Leistungsphasen als auch des Projektes. Somit 
    kann bei negativen Abweichungen vom Plan rechtzeitig gegengesteuert werden. 
    Transparenz fördert betriebswirtschaftliches Denken 
    Durch die Einrichtung eines Multiprojektes, dem alle Projekte 
    untergeordnet sind, und in dem die Stammdaten über die Mitarbeiter 
    gespeichert sind, haben alle Projektkoordinatoren einen Überblick über den 
    gesamten Mitarbeitereinsatz. So ist für jeden sofort ersichtlich, wer wann 
    wo verplant ist. Darauf aufbauend können sich die Projektkoordinatoren 
    schnell abstimmen, wenn es zu Engpässen kommt. Da die Daten zeitnah 
    vorliegen und nicht erst, wenn das Projekt abgewickelt ist, kann bei 
    Änderungen rechtzeitig eingegriffen werden. Darüber hinaus ist jederzeit 
    ersichtlich, ob die Projekte wirtschaftlich abgewickelt werden und das 
    hinuntergebrochen bis auf die einzelnen Leistungsphasen. Und durch die 
    Dokumentation aller Budget- und Kostendaten fließen diese in die Planung 
    neuer Projekte ein, so dass auf Basis aktuellen Zahlenmaterials eine 
    detaillierte Budgetplanung für das nächste Projekt vorgenommen werden kann. 
    Außerdem hat diese Vorgehensweise das Bewusstsein für 
    betriebswirtschaftliches Arbeiten bei den Mitarbeitern weiter gestärkt. 
    Daher ist POWERPROJECT teamplan sowohl für die operative als auch für die 
    strategische Unternehmensplanung optimal geeignet. Die Projektion auf die 
    Zeitachse liefert bis weit in die Zukunft Umsatzzahlen, Kostenverläufe, 
    Auslastungsgrade und somit Kennzahlen für die Auftragsbeschaffung. Somit hat 
    die Geschäftsführung ein Instrument, mittels dessen sie das Büro transparent 
    darstellt und wirtschaftlich steuert. 
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