|
Bild dazu:
ZKM
siehe auch:
G & W Software Entwicklung GmbH,
ZKM, das Zentrum für Kunst und Medientechnologie |
|
Einführung eines AVA- und Kostenkontrollsystems bei der
Stadt Karlsruhe
(5.1.2005) Der Wandel von der Verwaltung zur ganzheitlichen strategischen
Steuerung und
Bewirtschaftung der 950 Gebäude der Stadt Karlsruhe stellt in den
nächsten Jahren eine große Herausforderung dar. Unterschiedlichste Gebäude
angefangen bei Forsthütten, über Schulen, Verwaltungsgebäude bis hin zum
Zentrum für Kunst und Medientechnologie (ZKM; siehe
Bild), gehören zum kommunalen Immobilienvermögen mit einem Vermögenswert
von ca. 1,7 Milliarden Euro. 27 Millionen Euro benötigt die badische
Fächerstadt allein pro Jahr für Betrieb und Unterhaltung.
Einführung der Gebäudewirtschaft 2002
Die Verknappung der Ressourcen und die Konsolidierung des öffentlichen
Haushaltes forder(te)n einen neuen Umgang mit städtischen
Immobilien, nämlich eine wirtschaftliche Nutzung und Optimierung des
Bestandes. Die Herstellung von Kostentransparenz, Befriedigung der
Nutzerbedürfnisse, Instandhaltung und Wertschöpfung des Gebäudebestandes
waren Gründe für die Einführung der Gebäudewirtschaft als Teil des
Facility
Managements zum Jahresbeginn 2002. Da sich die Stadt als "Unternehmen"
versteht und dieses möglichst nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen
führen will, war eine entsprechende Softwareausstattung, die dieses
unterstützt, unumgänglich.
Der EDV-Einsatz wurde und wird außerdem auf die Anforderungen der einzelnen
Nutzer zugeschnitten. Ausfälle aufgrund von nicht lauffähiger Software waren
und sind zu vermeiden. Da das in der Gebäudewirtschaft eingesetzte
AVA-System
nicht mehr die Anforderungen der Anwender befriedigte und dies auch bei den
anderen Ämtern, die sich mit dem Bauen befassen, so war, initiierte der
Diplom-Verwaltungswirt Thomas Geiss, zuständig für die Beschaffung von Hard-
und Software in der
Gebäudewirtschaft, eine Lenkungsgruppe. Diese setzte sich neben ihm aus
Mitarbeitern des Garten-, Tief- und Hochbauamtes zusammen und war zuständig
für die Auswahl des neuen AVA- und Kostenkontrollsystems.
Einfache Handhabung und geringer Schulungsaufwand gefordert
Zuerst erstellte die Gruppe einen Kriterienkatalog, den die neue Software
erfüllen sollte. Ganz oben auf der Liste stand die einfache Handhabung und
ein geringer Schulungsaufwand. Da bei der Stadt Karlsruhe keine zentrale
Ausschreibungsstelle existiert, schreiben die Mitarbeiter, die die
Bauprojekte bearbeiten, diese auch selber aus. Das bedeutet, dass der
einzelne Mitarbeiter sich schnell wieder einfinden soll, auch wenn er das
Programm einige Zeit nicht benutzt hat. Darüber hinaus war eine zu den
Bürozeiten ständig erreichbare, qualifizierte Hotline gefordert und es
sollte sichergestellt sein, dass die Anforderungen der Nutzer in die
Weiterentwicklung des Programmes einfließen.
Keine Ausfallzeiten mehr
Gab es beim alten Programm nach der Installation von Updates Probleme -
manchmal mussten die Anwender tagelang mit dem Softwarehersteller
konferieren bis die Programme liefen und sie wieder damit arbeiten konnten -
so sollte dieses zukünftig nicht mehr vorkommen. Thomas Geiss dazu: "Da wir
wirtschaftlich denken, können wir uns tagelange Ausfälle nicht leisten." So
hörte sich die für die Auswahl der Software zuständige Lenkungsgruppe auf
dem Markt um, sprach mit Architekten aus der freien Wirtschaft und ließ sich
von deren Erfahrungen berichten. Sie filterte sechs Programme aus dem großen
Angebot heraus und lud letztendlich vier Hersteller zur Präsentation ein.
Damit das ausgewählte Programm auch den Anforderungen der Kollegen, die
damit arbeiten müssen, entspricht, hat Thomas Geiss zu den Präsentationen
nicht nur die Mitarbeiter der jeweiligen IT-Abteilung eingeladen, sondern
ganz bewusst zukünftige Anwender aus den einzelnen Ämtern. Der eigens für
die Präsentationen erstellte Katalog mit Fragen nach Benutzung, Aufbau des
Programms, Nutzerfreundlichkeit und natürlich nach Funktionalität sowie dem
Preis-Leistungsverhältnis war von den vier Herstellern zu beantworten. Dabei
stellte auch die Windows-Orientierung ein wesentliches
Entscheidungskriterium für die Auswahl dar, denn jeder Mitarbeiter sollte
sich schnell im Menü und in den Dialogen zurechtfinden.
Erfüllung "weicher" Kriterien immens wichtig
Als vorteilhaft erwies sich für die Stadt des Rechtes die Einbindung der
Bezirksarchitekten und Techniker in den Entscheidungsprozess. "Wir haben
sehr viel Wert auf die Erfüllung der 'weichen' Kriterien gelegt. Bewertet
haben wir, wie die einzelnen Hersteller die Fragen danach beantworteten. Es
nutzt nichts, nur anhand eines Kriterienkataloges die Erfüllung einzelner
Funktionen abzuhaken. Die Anwender müssen in den Entscheidungsprozess
einbezogen werden, ansonsten ist die Akzeptanz nicht gegeben", erklärt
Thomas Geiss. Positiv war, dass neben den Anwendern in der Gebäudewirtschaft
das Garten-, das Hoch- und das Tiefbauamt mit in den Auswahlprozess
einbezogen war. Dadurch konnte direkt geklärt werden, welches Amt welche
Module benötigt und ob der einzelne Anbieter die Anforderung abdecken
konnte.
Entschieden hat sich das "Unternehmen" Karlsruhe nach einer sechsmonatigen,
intensiven Vorbereitung und Marktsondierung im November 2003, mit der AVA-
und Kostenplanungslösung CALIFORNIA 3000 des Münchener Herstellers G&W
Software Entwicklung GmbH zu arbeiten. Das von Bauämtern, Bauabteilungen,
Ver- und Entsorgungsunternehmen, Wohnungsbau- und Immobiliengesellschaften,
Architektur- und Ingenieurbüros, Projektsteuerern, Bauleitungsbüros,
Schlüsselfertigbauern und Bauträgern eingesetzte System unterstützt
Kostenermittlung, Kostenverfolgung und automatisierte Kostendokumentation
über alle Planungsphasen bis hin zur Kostenfeststellung abgeschlossener
Projekte, AVA und das Baucontrolling.
CALIFORNIA wird heute im Garten-, Hoch- und Tiefbauamt sowie in der
Gebäudewirtschaft der Stadt Karlsruhe eingesetzt. Dort schreibt sowohl der
Bereich Bauunterhalt und die Technische Gebäudeausrüstung als auch die
Inventarbeschaffung mit dem Programm der Münchener aus. "Besonders hat uns
die Anwenderfreundlichkeit angesprochen. Und ich kann ohne Übertreibung
sagen, dass wir mit CALIFORNIA - Stand heute - das Gefühl haben, einen
Glücksgriff gemacht zu haben. Auch was den Support betrifft", erläutert
Geiss. "Benötigten wir eine Spezialprogrammierung, so erhielten wir in
kürzester Zeit die Antwort aus München."
Auch schätzt der Diplom-Verwaltungswirt die gute Administrierbarkeit der
zentral im Rathaus installierten Software. Jedes der vier mit dem Programm
arbeitenden Ämter hat einen Administrator. Diese legen gemeinsam die
Systematik der Projektbearbeitung und das Layout fest. So ist
sichergestellt, dass die Stadt sich immer auf die gleiche Art und Weise bei
den Anbietern präsentiert und sich neue Mitarbeiter schnell einarbeiten
können.
Wichtig war auch die von den Münchenern angebotene Modulvielfalt. So konnten
die Ämter mit den Grundmodulen sofort beginnen und dann je nach Bedarf die
entsprechenden weiteren Module hinzunehmen. Lag zu Beginn des Jahres 2004
der Schwerpunkt in der schnellen Erstellung der Leistungsverzeichnisse, so
geht man heute dazu über, die weiteren Module gezielt einzusetzen. Insgesamt
sind in den vier Ämtern 81 Lizenzen des Moduls LV-Erstellung und integrierte
Text- und Adressverarbeitung sowie Dokumentenverwaltung im Einsatz, 73
Lizenzen des Moduls Aufmaß, 48 Lizenzen des Moduls Abrechnung und
Projektüberwachung sowie weitere Module wie Mengen- und Kostenermittlung,
Datenaustausch, Zugriffsrechteverwaltung und Jahresvertragsarbeiten.
zur Erinnerung: Das ZKM, das Zentrum für Kunst und Medientechnologie
(siehe
Bild), sitzt in einem denkmalgeschützten, 312 Meter langen
Fabrikgebäude, und ist Europas größte Produktionsstätte für Medienkunst mit
dem weltweit ersten Medienmuseum.
|
Sachsen bildet 65.000 Berufsschüler mit CAD-Software von Autodesk und
Partnern aus
ältere Nachrichten: Success-Stories
12/2004